¿Qué sucede si mis empleados no fichan correctamente? o “Llego tarde a trabajar… ¿puede mi compañero fichar por mi?” Una misma situación reflejada en las dos caras de la misma moneda.

Ambas situaciones son un clásico al que se enfrentan empresarios y personal de recursos humanos en las empresas desde el pasado 12 de mayo, día en el que la normativa de registro de la jornada laboral se hizo efectiva.

Implementar el registro de la jornada laboral de los trabajadores no está siendo una práctica sencilla para algunas empresas y empleados. Pese a poner todas las facilidades para llevarla a cabo, ya sea bien mediante las tradicionales hojas de firmas o bien mediante sistemas automatizados, en ocasiones, son los propios trabajadores los que olvidan registrar el comienzo o el fin de su jornada laboral.

Sin duda esta problemática es algo común y, a pesar de que estos descuidos no son culpa del empresario, quién ha colocado y dispuesto los medios necesarios para un correcto registro, si tenemos una inspección de trabajo, las sanciones repercuten directamente a la empresa.

¿Cómo debe actuar una empresa ante las incidencias en los registro de jornada?

Una vez más, hemos contado con un experto para dar respuesta a esta duda tan frecuente sobre la Ley de Control Horario. 

Fernando Monter, abogado laboralista en Lexiber, nos explica que la manera legal de actuar ante estas incidencias es dejando constancia de ellas siempre de una manera fiable y no manipulable.

Recordemos que, para adaptar una empresa a la Ley de Control Horario y que el registro de sus empleados sea correcto, ésta deberá:

  • Realizar un cómputo total cada mes de las horas ordinarias y extraordinarias.
  • Conservar los registros de la jornada durante un periodo mínimo de 4 años.
  • Entregar una copia del resumen al trabajador junto a su nómina. A pesar de que no existe la obligación de entregar a los empleados una copia de su registro laboral, es recomendable una comunicación transparente entre ambos para dar la posibilidad de  comprobar que el registro es correcto.

Automatización de avisos ante incidencias en el fichaje

Tal y como comenta Fernando, existe una ventaja en la digitalización del registro de horas laborales frente al registro clásico en papel y boli.

Sesame aplicación para el registro de la jornada de empleados

Sesame es una aplicación para el registro de la jornada de empleados.

Por un lado, una herramienta de fichaje permite establecer un sistema de alertas en caso de que algo no funcione o se registre como debería. Por el contrario, si este seguimiento de la presencia de los empleados se hace de forma manual, cabe la posibilidad de un error humano como por ejemplo, no recordar las horas trabajadas ese día o, no poder justificar esa incidencia. Además, sumamos también la dificultad de dejar registrada esa incidencia o su petición de modificación o justificación.

Incidencia a la hora de registrar la jornada

Además de que soluciones como Sesame permiten establecer recordatorios que avisen tanto al administrador de la herramienta como al usuario que se ha detectado una falta de fichaje a la hora esperada, también permiten registrar un sistema de incidencias en los fichajes así como de su resolución.

¿Qué hacer en caso de que los trabajadores no fichen correctamente?

Según recoge el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 58 Faltas y sanciones de los trabajadoresLos trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable

Esto significa que el registro incorrecto de una jornada laboral puede ser considerado como un incumplimiento laboral. En el caso de que un empleado registro mal su jornada y no quede constancia de sus horas trabajadas, es como si el trabajador se hubiese ausentado.

Por norma general, el procedimiento comienza por notificar la falta y, en caso de que se repita, se procederá a sancionar al trabajador de acuerdo con la graduación de faltas que se establecen en las disposiciones legales o en su convenio.

¿Qué pasa si una empresa no registra de forma correcta la jornada laboral de sus empleados?

Sanción. Exacto, Inspección de Trabajo contempla en el caso de que no se lleve un correcto registro del horario laboral de todos los trabajadores (sin excepciones). Éstas son de carácter económico: multas que van desde los 60 a los 187.515 euros según se clasifique como leve, grave o muy grave.