Buscar la máxima productividad y eficiencia es el objetivos de muchos trabajadores y empresas. Ya hemos hablado con anterioridad de cómo conseguir una mayor productividad mediante la gestión del tiempo, técnicas y trucos para sacar el máximo rendimiento a nuestro tiempo. Ahora os hablamos del método GTD, una vía para ser productivos y abarcar más tareas sin que nuestra cabeza sea un caos.
El método GTD (Getting Things Done)
El método GTD nació de la mano de David Allen un instructor de productividad empresarial. El significado en español de las siglas GTD viene a ser «Organízate con eficacia» y es que el objetivo de este método es obtener la mayor productividad descargando de la memoria, todos los detalles, proyectos y otras cosas que ocupan nuestra cabeza de manera superflua.
David Allen, propone guardar todas esas cosas innecesarias en un lugar específico de nuestra mente al que no recurrir. El objetivo es hacer todas las tareas sin agobios pero eficientemente. ¿Cómo? Mediante listas de cosas a completar.
La técnica parece sencilla, pero requiere de muchísima disciplina ya que si no, será imposible llevarla a cabo. Hacer un TO DO LIST no servirá de nada si antes no se recopilan todas las cosas que hay que hacer. Tampoco servirá de nada pensar en prioridades ya que todo lo que entre en la lista tiene la misma importancia, da igual que lo sitúes el primero o el último.
¿Cómo hacerlo?
Como ya hemos dicho, la disciplina es esencial y a ello hay que añadirle otros recursos. ¿Software? No hace falta, te bastará con un papel y un boli para que empieces a hacer tus listas. También puedes usar software organizativo si prefieres la tecnología.
Lo primero que hay que hacer según el método GTD es clasificar las acciones según el contexto en que debas realizaras (trabajo, casa, etc). Una vez hecho hay que recolectar en uno o varios lugares controlados cualquier cosa física o idea que implique algo por hacer. De ahí comenzamos a redactar las listas. Tienes opciones, hacer una lista que congregue todo lo que tienes que hacer durante un solo día o hacer varias según las tareas, por ejemplo el correo electrónico.
Una vez lo tienes, es recomendable que incluyas una bandeja de escritorio, una con las cosas por hacer y otras con las cosas hechas. Así todo lo que pase de la de entrada a salida no ha de volver. Una vez puestas las bandejas, llega el momento de hacer la primera tarea pero antes tienes que hacerte 4 preguntas:
- ¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?
- ¿Es información que debo guardar como referencia?
- ¿Puedo delegarlo en alguien?
- ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?
Si la respuesta a todas es NO, empieza a hacer el trabajo y antes terminarás.
Por último, revisa cada semana que todas las listas que te habías creado están completas y que no hay ningún frente abierto. Del mismo modo si tienes proyectos abiertos, comprueba que todas las tareas están bien definidas.
Fuente: GTD para Dummies por Jero Sanchez.
