El estandarte de muchas empresas, sus imprescindibles reuniones, aquellas que en ocasiones no tienen una finalidad clara ni un tema a tratar, pero se han convertido en una tradición diaria o semanal a la que no desean renunciar. Pero en ocasiones debemos de saber evitar aquellas que nos quitan tiempo de trabajo y no nos solucionan nada. Como por ejemplo:
- La reunión improvisada. Aquella en la que nadie lleva nada preparado, ni datos, ni análisis, ni gráficas.
- La reunión excesivamente extensa, en la que sabes cuando entras pero no cuando sales. Explicaciones y datos que el resto del equipo no necesitan saber.
- El organizador de la reunión se encuentra ausente, por lo tanto se desconoce el hilo de la reunión.
- Demasiados asistentes. Mejor segmentar por departamentos y si es necesario, hacer una reunión conjunta donde acudirá un responsable de cada sección.
- Reuniones donde se exponen miles de sugerencias y quejas, y se sabe que no se va a llegar a ninguna solución.
- Aquellas donde siempre hablan los mismos, a modo de monólogo, y el resto se encuentran como simples espectadores que no tienen turno de palabra.
- Cuando aparentan estar todos de acuerdo pero en el momento salen se dedican a criticar y a quejarse.
- Reuniones que se realizan al finalizar la jornada laboral. Los empleados se encuentran en un momento de baja atención y tienen ganas de marcharse. La improductividad está servida.
Pero no nos vamos a quedar con los aspectos negativos. Por ello os damos unas claves muy simples para realizar una reunión productiva.
- Planificar los puntos que se van a tratar en la reunión. Que cada uno lleve preparada su parte es lo más beneficioso.
- Puntualidad, ante todo. Si no nos retrasamos en la hora de inicio, terminaremos cuanto antes.
- No salirnos de los puntos clave de la reunión.
- Respetar a quien está hablando.
- Tomar notas de todo.
- No permitir elementos que puedan distraer.
- Si es posible, realizar la reunión de pie. Esto evitará que se alargue más de la cuenta.
Ya no hay excusas para perder tiempo (y dinero) en espesas reuniones de trabajo.
