¿A qué jefe no le gustaría tener un equipo que fuera capaz de auto-organizarse? Es simplemente el sueño de cualquier cabeza de grupo, que quiere llegar a ser un empleado productivo, evitando tener que tomar parte en todas las decisiones. Para ello, aprender a delegar funciones de manera eficaz es fundamental.
Pero lo cierto, es que delegar responsabilidades y tareas eficazmente en el trabajo, es decir permitir que otras personas tomen decisiones, es una de las tareas más complicadas a las que hacen frente día a día los directivos, managers, o gestores de las organizaciones empresariales.
A este hecho se suma, que lo que sigue siendo habitual, es que la mayoría de las estructuras tradicionales de las empresas están organizadas bajo estructuras jerárquicas, donde una sola persona, toma la mayoría de las decisiones.
Sin embargo, la necesidad actual de disponer de organizaciones ágiles, que puedan adaptarse de forma rápida a todas las continuas situaciones cambiantes de nuestra sociedad, deja de manifiesto que estas organizaciones centralizadas en las que no se delega lo suficiente, son un fuerte freno al crecimiento y fortaleza de las empresas.
Afortunadamente, en los últimos tiempos han surgido nuevas herramientas de mindset Management 3.0, que nos pueden ayudar a establecer de manera clara, cuál es la responsabilidad de cada persona en el equipo y aprovechar las ventajas de delegar en todas las tareas susceptibles de serlo. Esto deberá estar construido sobre la base de una estructura organizacional adecuada a nuestro propósito.
Consejos para aprender a delegar en el trabajo:
- Define claramente cuales son las responsabilidades y tareas que quieres delegar , para que todo el equipo de trabajo tenga claro qué es lo que hace quién.
- Especifica los límites de la delegación de cada tarea, para ello nos ayudaremos de las herramientas que te explicamos a continuación.
- Explica y consensua con todas las personas de tu equipo, porqué la delegación de cada función tiene unas fronteras y quienes son los que las van a llevar a cabo.
Recursos para conseguir un equipo autogestionado:
- Estructuras descentralizadas. Es importante repensar la estructura de nuestra organización, para evitar la complejidad y facilitar la comunicación. Habitualmente esto se lleva a cabo creando equipos multidisciplinares, que trabajan en horizontal y que se comunican de manera fluida en su trabajo en el día a día.
- “Delegation poker”. Delegar en el trabajo no es una tarea de todo o nada, sino que dependiendo de las características de las decisiones a tomar, los mandos deberán delegar con un diferente nivel. Por ello, a través de un sencillo juego de cartas, vamos a consensuar con todos los participantes del equipo, cual debe ser el nivel de delegación de cada tarea importante.
- “Delegation Board». En el tablero de delegación, podremos ver de una manera muy visual cuales son todas las decisiones importantes que se deben tomar en el día a día de una empresa y con que nivel de delegación vamos a asignar cada tarea a cada persona o equipo (definido previamente con el Delegation Poker). De esta manera, todo el equipo tendrá claro hasta donde llegan sus responsabilidades en la toma de decisiones y podremos ir realizando cambios cuando se vayan detectando problemas derivados de una delegación defectuosa.
Utilizando estas herramientas conseguiremos evitar que las decisiones tengan que pasar por una misma persona, eliminando así los cuellos de botella, que dificultan que las organizaciones puedan trabajar de una forma más ágil y que puedan crecer de manera antifrágil.
En definitiva, la importancia de aprender a delegar en el trabajo, no recae exclusivamente en el hecho de conseguir que las personas del equipo estén más motivadas y se sientan parte de la organización, sino también en la necesidad de conseguir que nuestros equipos de trabajo sean lo más autónomos posibles para que las organizaciones puedan crecer y adaptarse a los cambios de forma óptima.