El éxito de un proyecto depende de su gestión. En esta entrada vamos a explicar los 5 pasos para el éxito de la gestión de proyectos. En este punto, la definición del procedimiento de trabajo es esencial.
La gestión del proyecto empresarial se fundamenta en un proceso que empieza con el análisis y planificación de las acciones. La planificación consiste en definir las acciones, el tiempo que van a durar, la calendarización, y los recursos necesarios. Estas son las fases previas a la puesta en marcha del proyecto, las fases previas a la ejecución.
El proceso debe continuar con la fase de seguimiento y control. Como su nombre indica esta se basa en cuantificar los progresos, es decir, materializar los datos. Los datos son necesarios puesto que, con ellos podemos controlar si las previsiones de nuestro análisis inicial difieren o se ajustan a las expectativas. Y a partir de estos, tomar las medidas necesarias al respecto. Esta fase, por lo tanto, se desarrolla paralelamente a la ejecución del proyecto.
Finalmente, el proceso de gestión de proyectos culmina con el análisis y la evaluación del proyecto. En este se analizan los datos reales que se desprenden de la gestión. Estos datos nos serán muy útiles para organizar futuros proyectos y planificar nuestras actuaciones.
A continuación, vamos a describir el proceso en las 5 fases que componen el trabajo de gestión de proyectos empresariales.
5 Fases para el éxito en la gestión de proyectos
1.Análisis de viabilidad del proyecto empresarial
El primer paso para decidir llevar a cabo un proceso empresarial se basa en realizar un análisis de viabilidad. Este constituye la fase inicial. El objetivo, como su propio nombre indica, es estudiar las posibilidades del proyecto. En este punto se han de tener en cuenta las variables tiempo, recursos y coste.
El análisis de viabilidad del proyecto se constituye por las siguientes acciones:
- La creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
- Análisis previo del alcance que va a tener nuestro proyecto
- Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.
Si el balance del todos los puntos contemplados por el estudio de la viabilidad es positivo, el proceso pasa a la segunda fase.
2. Planificación
En esta segunda fase del proceso de gestión de proyectos, es esencial puesto que es la fase previa a la ejecución del proyecto. La planificación se basa en definir e identificar todos los componentes y fases de nuestro proyecto, es decir, el timming, los costes, los recursos….
El objetivo de esta etapa es definir al máximo las tareas en sí. Y para ello debemos:
- Analizar el alcance del proyecto.
- Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos necesarios.
- Definir el plan de proyecto.
3. Ejecución
En la tercera fase de este proceso la empresa ha de desplegar su Know how, es decir, aquello que conforma los conocimientos de una empresa, no se refiere únicamente a los académicos.
El Know how, hace referencia a las técnicas, las forma de administrar los recursos y de gestionar los procesos.
Este, por tanto, es determinante para conseguir el éxito en la parte comercial. En esta tercera etapa suelen aparecer los problemas.
Esta etapa contempla:
- El establecimiento del entorno de trabajo.
- La asignación de las tareas planificadas respecto a los recursos disponibles.
- Poner en práctica la ejecución de las tareas que previamente hemos planificado.
- La gestión de las peticiones de mejoras o cambios.
4. Seguimiento y control del trabajo
El seguimiento y control consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución real del proyecto. Mientras se desarrolla la fase anterior, la ejecución, es muy aconsejable realizar un seguimiento y control del proyecto. Este nos mostrará si en realidad se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando las expectativas de calidad. Esta sirve para tomar las medidas que se consideren oportunas parra corregir los pequeños errores que pueden aparecer, y que pueden entorpecer el curso de nuestro proyecto.
Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
- Seguimiento de tareas y pautas planificadas.
- Gestión del producto final.
- Gestión de las incidencias futuras y que se han encontrado durante el proceso.
- Y por último, generación de documentos e informes de seguimiento.
El seguimiento y control de las tareas como hemos comentado resulta muy importante para la consecución de un fin. Actualmente existen en el mercado muchas herramientas para la gestión de proyectos. Una de ellas y que nos parece muy útil es la aplicación de Sesame que permite, entre otros, controlar el tiempo que cada trabajador dedica a un determinado proyecto.
5. Cierre del proyecto
El último paso de la gestión de proyectos es la evaluación y el cierre. Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El análisis de los fallos de nuestro proyecto hará que las decisiones futuras sean más realistas y seguras.
El objetivo de esta fase es crear una fase final de control para asegurarnos que todo esta bien resuelto y dar por cerrado el proyecto. Para esta son muy útiles las checklist, resultan muy visuales y ayudan a determinar los resultados.
Las tareas por excelencia de esta fase son:
- Hacer un cierre formal del proyecto de todos los elementos relacionados con este.
- Realizar un backup o copia de seguridad del proyecto.
- Analizar los resultados finales con las expectativas iniciales.
- Y finalmente y muy importante actualizar de la base de conocimiento.
Estos son los pasos que garantizan el éxito de un proyecto. La gestión de proyectos es muy importante en la organización empresarial puesto que va a estar condicionar los recursos y por ello se ha de ser siempre realista en las estimaciones.
Si tienes una idea que no se quede solo en tu cabeza, ¡anímate y lánzate a hacer de ella un proyecto de éxito!