Una buena gestión del equipo de trabajo lo es TODO para el correcto funcionamiento de la empresa y la consecución de sus objetivos. La gestión de equipos, aplicada en remoto cuando gran parte o la totalidad de la plantilla trabaja desde casa, puede ser un poco más complicada al principio (especialmente cuando el teletrabajo nunca ha sido el modelo predominante de la empresa). No obstante, la confianza por parte del empresario y el compromiso y la motivación de los empleados son dos factores esenciales para mejorar la gestión del equipo de trabajo en la distancia. Compartimos contigo algunos consejos al respecto:
Es mejor «excederse» en la comunicación que quedarse cortos
Al estar en la oficina solemos enterarnos de todo lo que ocurre (flujos de trabajo del departamento, logros conseguidos por los compañeros, nuevos clientes que se han sumado a nuestra caertera…) sin necesidad de hacer un esfuerzo extra. Nos enteramos de todo porque, al trabajar de manera presencial, estamos en el momento y lugar adecuados y la comunicación es mucho más espontánea y fluida.
¿Pero qué ocurre con los empleados que trabajan desde sus casas? Que a no ser que se les envíe una newsletter o se comenten las buenas (o malas) noticias por los canales virtuales de comunicación, es posible que nunca lleguen a enterarse y gran parte de la información se pierda por el camino.
Para que esto no ocurra, la comunicación debe ser AÚN MÁS importante con los empleados que trabajan desde sus casas.
El workflow ha de ser comprensible y accesible para todos
Como jefe/a de Recursos Humanos debes asegurarte de que tus teletrabajadores conozcan y comprendan el flujo de trabajo del departamento. Es decir, cuál es el objetivo principal, cómo se estructuran las tareas y quién se encarga de cada una de ellas, cómo ha de fluir la información relacionada con las tareas y cómo se hará el seguimiento de cada una de ellas.
Todos los trabajadores que formen parte de este flujo de trabajo (y especialmente los remotos) deberán estar al corriente de toda esta información.
Seguimiento más meticuloso para los trabajadores remotos
Ojo: con esto no queremos decir que tengas que vigilarlos con lupa por si acaso no aprovechan el tiempo en sus casas. Nada más lejos de la realidad. Lo que ocurre es que los teletrabajadores pueden sentirse más solos y aislados que las personas que trabajan desde la oficina.
Así pues, como CEO o jefe/a de departamento debes hacer un seguimiento personalizado de los teletrabajadores para asegurarte de que están en sintonía con el flujo de trabajo y, lo más importante, no se «pierde» ninguna información importante entre mail y mail. Lo cierto es que no hay nada mejor que la comunicación cara a cara, y por eso tenemos que hacer un esfuerzo extra cuando gestionamos un equipo en la distancia.
Uso eficaz de las plataformas y herramientas por parte de todo el equipo
Slack, Trello, Asana… Son muchos los programas y herramientas que pueden ayudarte a planificar y desarrollar el trabajo conjunto en remoto. No obstante, es imprecindible que todos tus empleados sepan utilizar estas plataformas correctamente. Así pues, si habéis empezado a utilizar una herramienta concreta, asegúrate de que todos tus trabajadores (remotos y presenciales) reciban la formación correspondiente para utilizarla como es debido.
Aumenta el número de reuniones virtuales
Las reuniones (tanto presenciales como por videollamada) resultan imprescindibles para mostrar que todo el equipo de trabajo está conectado y en sintonía con el flujo de trabajo. Que no te dé miedo planificar una o dos reuniones virtuales por videollamada: tus trabajadores remotos te lo agradecerán.