La digitalización de la empresa y sus RRHH

21 de octubre, 2021

La digitalización de la empresa ha pasado de opción a necesidad. Cualquier organización que se precie debería abordar cuanto antes el proceso digitalizador en todos sus departamentos si no quiere quedarse atrás.

Y uno de los departamentos que deberían adaptarse cuanto antes es el de recursos humanos.

Pocos equipos como el de RRHH se beneficiarán tanto de la mayor eficacia a la hora de abordar los procesos internos y la generación de valor que ofrece la digitalización. Afortunadamente, hoy en día existen muchas herramientas digitales para la gestión de los recursos humanos.

Qué es la digitalización de la empresa y sus departamentos

El proceso de digitalización de los departamentos corporativos como el de recursos humanos consiste en un cambio radical en la relación entre las personas y las herramientas que tienen para cumplir con su trabajo.

Se trata de ofrecerles a los trabajadores de RRHH los medios técnicos necesarios para digitalizar los procesos que afectan a su departamento y adaptarse así a los nuevos tiempos.

Unos tiempos marcados por el auge de las soluciones digitales, además del teletrabajo.

Un buen ejemplo de proceso de digitalización es el teletrabajo. Incluso desde antes de que la COVID-19, el confinamiento de 2020 y las medidas de distancia social de la “nueva normalidad” obligasen a las empresas a apostar por el teletrabajo, en muchas organizaciones se empezaba a ofrecer esta posibilidad.

La crisis del coronavirus no hizo más que acelerar este proceso de digitalización en el departamento de recursos humanos. Que necesita los medios adecuados para gestionar a unos trabajadores que pueden estar en casa o en la oficina.

Ventajas de la digitalización de Recursos Humanos

En el caso de los equipos de RRHH, el proceso de digitalización empresarial implica redefinir la misión de recursos humanos.

Tanto la dirección de la organización como el propio equipo de recursos humanos deben tener claro el cambio de paradigma y hacer el esfuerzo por adaptarse cuanto antes a la digitalización.

Cuestiones como los modelos de liderazgo artificial pueden ser difíciles de asumir.

Cuando se complete la transición de lo analógico a lo digital, se producirán importantes mejoras:

• Mejoran las capacidades del personal: resulta más fácil detectar las carencias y puntos fuertes de los trabajadores, pudiendo mejorar sus competencias y habilidades en este entorno online.
• Se reduce la carga de trabajo: un software de recursos humanos permite automatizar tareas. De modo que recursos humanos podrá aprovechar mejor el tiempo al eliminar obligaciones superfluas que ahora se han digitalizado.
• Control horario más efectivo: gracias al fichaje digital, es más fácil realizar el control horario. Los datos se almacenan acorde a la Ley del Control Horario, y los trabajadores pueden acceder cuando quieran a su registro de jornada. También es más fácil calcular las horas extras.
• Una plantilla más motivada: si la digitalización de la empresa se basa en herramientas fáciles de usar, la plantilla lo agradecerá. Mejorará la comunicación, los trabajadores estarán más satisfechos y su rendimiento será superior. Además, ayuda a reducir la tasa de rotación de personal.

Cómo afrontar la digitalización de RRHH

Una vez redefinida la misión del equipo de recursos humanos, este departamento debe desarrollar una estrategia tecnológica acorde a estos nuevos objetivos. Debe ser plurianual y flexible.

Si no es así, rápidamente quedará obsoleta en un mundo tecnológico que está en constante evolución.

Con la estrategia establecida, hay que construir un equipo de recursos humanos digital. Y esto incluye tanto a las personas que formarán parte de este equipo como las soluciones digitales que tendrán a su disposición.

Organizar los recursos humanos en redes de expertos es una excelente decisión. Puede haber una red dedicada a la experiencia, otra al análisis, otra al aprendizaje de los trabajadores, otra al desarrollo de la estrategia de la cultura corporativa.

Tampoco hay que tener miedo a ver qué hace la competencia. Puede ser un buen ejemplo a seguir.

Al fin y al cabo, la digitalización debe ir acompañada de la innovación. Que se puede aplicar en todas las responsabilidades de RRHH, desde el reclutamiento a la gestión de equipos. Y si a otra empresa del sector le funciona una estrategia, ¿por qué no lo hará en la tuya?

Pasos de implementación

Es un buen momento para la revolución que supone la digitalización de los recursos humanos, ya que como sociedad hemos asumido la tecnología en nuestro día a día.

Los empleados están familiarizados con la tecnología y sus diversos usos en su vida personal. Es un buen momento para introducirlo en la empresa.

Con ello, podemos mejorar la productividad, la comunicación, la formación, y la rutina diaria del equipo. Los pasos para conseguirlo son estos.

1. Crear una cultura de confianza

Para asegurarnos el éxito del proceso de digitalización hemos de comprobar que existe una buena base para implantarlo.

El cambio requiere de confianza y cooperación por ambas partes, tanto parte de la dirección como por parte de los empleados.

2. Fomentar la formación para la digitalización

Debemos contemplar que no todo el mundo está igualmente familiarizado con las TIC. Y por ello, hemos de contemplar un proceso de adaptación.

Cualquier inclusión necesita formación previa, el objetivo es eliminar la brecha digital que se genera en las empresas entre la plantilla.

Se trata de generar confianza, sensación de integración y superación entre todos los miembros de la organización.

3. Impulsar un proceso de comunicación

Es estrictamente necesario establecer bases de comunicación. Todo el mundo debe ser escuchado, porque todos somos importantes en el equipo.

Crear procesos de feedback entre trabajadores y/o directiva permite establecer estrategias de comunicación que demuestren a los empleados que ellos también son importantes y que los queremos escuchar.

4. Eliminar obstáculos de la digitalización de nuestro entorno

Si adoptamos un proceso de digitalización debe ser total. Debemos eliminar de nuestro entorno todo lo que no favorezca la digitalización.

Pero hemos de ser consecuentes y comprensivos y hacerlo de forma progresiva, y bajo previa formación.

Empieza por cosas pequeñas del día a día y acaba eliminando todo lo que obstaculice al equipo.

5. Conectar al entorno

Por último, intenta que este cambio también se refleje en tu entorno, es decir, anima a tus clientes y proveedores a entrar en el rol de la digitalización.

De este modo, podréis ir mejorando juntos.

Software de digitalización de empresa

Llegados a este punto, es fácil que te preguntes qué software de recursos humanos utilizar en la digitalización de este departamento. Lógicamente, la respuesta a la pregunta pasa por los requisitos que debe cumplir esta solución tecnológica.

Empezando porque sea fácil de usar tanto para el equipo de RRHH como para los trabajadores. La flexibilidad, que permita configurarla de un modo y otro acorde a las necesidades de la organización, o la generación de informes de analítica son otros aspectos a tener en cuenta.

Una de las herramientas que encontramos en el mercado y que cumplen con estos requisitos es el software de recursos humanos de Sesame, que se presenta como el mejor aliado para la digitalización de empresa.

Entre otras muchas funciones, permite a RRHH gestionar el teletrabajo. También se puede utilizar como software de control horario y ayuda tanto en el proceso de selección de nuevos empleados como en el onboarding. Una ayuda imprescindible para un proceso que debería abordarse cuanto antes.