Papeles, papeles y más papeles. Eso es lo que vemos en muchos de los escritorios de trabajo. Hoy os contamos cómo organizar los documentos del trabajo sin morir en el intento.
Importancia de organizar los documentos
El orden del espacio de trabajo afecta a la productividad de los empleados. De manera que, antes de decantarnos por un espacio de trabajo, tendremos que tener en cuenta si es espacioso, luminoso y tiene mobiliario ergonómico. Una vez tengamos estas preguntas resueltas, es momento de empezar a trabajar.
Recuerda mantener el escritorio limpio y los documentos ordenados. De esta manera, te asegurarás tener la información siempre disponible y localizable en el menor tiempo posible.
Si vamos un pasito más allá, mantener el espacio de trabajo ordenado ayudará a mejorar la productividad y el ambiente de trabajo.
Ahora que ya sabemos por qué es importante organizar los documentos y archivos con los que trabajamos, os contamos qué necesitáis para ello.
¿Qué necesito para organizar los archivos?
Para conseguir que la gestión documental sea óptima, deberás adaptar tu espacio de trabajo. Además, será imprescindible que cuentes con material de oficina que te lo permita. Toma nota, porque los elementos básicos que deberás tener son:
- Archivadores. Contratos, partes de baja, facturas… ¡Cuántos documentos podemos almacenar! Así que los archivadores son los mejores aliados para no perder ningún documento y tenerlos clasificados por tipos.
- Carpetas clasificadoras, las cuales permiten separar por departamentos los documentos. Además, su tamaño se adapta a la cantidad de papeles que vas introduciendo.
- Si tienes documentos en trámite, quizá las bandejas clasificadoras apilables son las más idóneas. Una vez terminados los procesos será momento de clasificar y archivar los documentos.
- Finalmente, si quieres hacer consultas rápidas y sin perder tiempo, es imprescindible contar con carpetas colgantes. Al no moverse, el orden se conserva, de manera que la estructura es siempre la misma. Las carpetas colgantes de visor superior que permiten rescatar los documentos de forma rápida, y las de visor inferior que ocupan menos espacio.
Nosotros te hemos dado las claves para organizar los archivos, ahora te toca a ti ponerlas en práctica y conseguir un espacio de trabajo limpio.